Как создать доменную почту

Как создать корпоративную почту на собственном домене: выбрать почтовый сервис, настроить MX, SPF, DKIM и DMARC, создать рабочие ящики и подключить домен к email-рассылкам.

Корпоративная почта использует адрес компании вида name@company.ru. Она помогает поддерживать единый формат адресов, управлять учётными записями сотрудников и отправлять деловые письма от имени собственного домена.

Для создания такой почты недостаточно зарегистрировать домен. Необходимо выбрать почтового провайдера, добавить его записи в DNS, создать ящики и отдельно настроить аутентификацию сервисов, через которые компания отправляет письма.

Создание корпоративной почты на собственном домене — Корпоративная почта объединяет домен компании, рабочие ящики и настройки безопасной отправки.

Ключевой принцип. Регистрация домена, приём почты и отправка рассылок — разные задачи. Для приёма сообщений настраивают MX-записи почтового провайдера, а для безопасной отправки добавляют SPF, DKIM и DMARC с учётом всех используемых сервисов.

После создания корпоративного адреса его можно использовать как отправителя в сервисе email-рассылок CogaSystem.

Что потребуется для корпоративной почты

Собственный домен

Компания должна контролировать домен и иметь доступ к управлению его DNS-записями. Без этого подключить почтового провайдера и подтвердить сервис рассылок не получится.

Почтовый провайдер

Провайдер принимает входящие сообщения, хранит почту и предоставляет интерфейс для создания и управления рабочими ящиками.

Доступ к DNS

DNS-записи обычно редактируются в кабинете регистратора домена, хостинг-провайдера или отдельного DNS-сервиса.

Администратор почты

Ответственный сотрудник создаёт и удаляет ящики, восстанавливает доступ, контролирует безопасность и фиксирует изменения в настройках.

Как создать корпоративную почту

Зарегистрируйте домен. Используйте домен, принадлежащий компании, и сохраните резервный доступ к кабинету регистратора.
Выберите почтового провайдера. Сравните стоимость, объём хранилища, администрирование, двухфакторную аутентификацию, поддержку и условия для нужного количества сотрудников.
Подтвердите владение доменом. Добавьте проверочную DNS-запись, которую предоставит выбранный почтовый сервис.
Настройте MX-записи. Перенесите в DNS значения из интерфейса или документации провайдера.
Дождитесь применения изменений. Обновление DNS может происходить не мгновенно. Не завершайте настройку, пока сервис не подтвердит записи.
Создайте рабочие ящики. Добавьте персональные и функциональные адреса по принятому в компании стандарту.
Настройте защиту отправки. Опубликуйте SPF, подключите DKIM и создайте политику DMARC.
Проведите тест. Отправьте и получите несколько сообщений, проверьте подпись DKIM, результаты SPF и корректность адреса отправителя.

Практический совет. Перед изменением DNS сохраните текущие записи домена. Это поможет восстановить конфигурацию, если новое значение будет указано неправильно.

Как выбрать адреса для сотрудников и отделов

Корпоративные адреса лучше создавать по единому правилу. Тогда новым сотрудникам проще получать понятные имена ящиков, а клиентам — определять отправителя.

Персональный адрес: имя или сочетание имени и фамилии сотрудника на домене компании.

Поддержка: support на домене компании.

Продажи: sales на домене компании.

Документы: docs или contract на домене компании.

Уведомления: notify или notification на домене компании.

Функциональные адреса не следует привязывать только к одному сотруднику. Доступ к ним должен сохраняться при изменении состава команды.

Для чего нужны основные DNS-записи

MX — приём входящей почты

MX-записи указывают, какие серверы принимают сообщения для домена. Значения и приоритеты предоставляет почтовый провайдер.

SPF — разрешённые источники отправки

SPF сообщает принимающему серверу, какие сервисы могут отправлять письма от имени домена. В итоговой записи необходимо учесть корпоративную почту, сервис рассылок и другие легитимные источники.

DKIM — цифровая подпись сообщения

DKIM позволяет проверить, что письмо было подписано разрешённым отправителем и не изменилось при передаче. Для разных сервисов могут использоваться отдельные селекторы DKIM.

DMARC — политика проверки и отчёты

DMARC связывает домен в поле «От кого» с результатами SPF и DKIM, задаёт действие для писем, не прошедших проверку, и позволяет получать отчёты об использовании домена.

Обратите внимание. Не копируйте значения DNS из чужого примера. Записи зависят от выбранных почтовых и рассылочных сервисов и должны учитывать все разрешённые источники отправки вашей компании.

Как правильно настроить SPF

Для одного имени домена должна использоваться одна итоговая SPF-запись. Если в DNS уже существует SPF, новую запись рядом создавать не следует: необходимые источники нужно корректно объединить в одной политике.

Перед изменением составьте список всех систем, отправляющих письма от имени домена:

корпоративный почтовый сервис;
платформа email-рассылок;
CRM и система уведомлений;
сайт и формы обратной связи;
сервис счетов, заказов или технических сообщений.

Если забыть один из действующих источников, его письма могут перестать проходить SPF-проверку.

Как начать работу с DMARC

DMARC лучше внедрять после проверки SPF и DKIM для всех легитимных отправителей. На первом этапе обычно используют режим наблюдения и сбор отчётов, чтобы увидеть, какие системы отправляют письма от имени домена.

Соберите источники. Зафиксируйте все сервисы, использующие корпоративный домен.
Проверьте SPF и DKIM. Убедитесь, что деловые, сервисные и массовые письма проходят аутентификацию.
Включите отчёты DMARC. Укажите контролируемый компанией адрес для их получения.
Проанализируйте результаты. Отделите легитимные сервисы от неизвестных источников.
Усильте политику. Переходите к более строгому режиму только после устранения ошибок.

Как подключить домен к CogaSystem

Корпоративный почтовый сервис и сервис массовых рассылок выполняют разные функции. Первый обслуживает переписку сотрудников, а второй отправляет кампании по базе получателей.

Создайте адрес отправителя. Используйте существующий и контролируемый компанией ящик на собственном домене.
Добавьте домен в CogaSystem. Перенесите значения, показанные в интерфейсе сервиса, в DNS-зону домена.
Учтите существующий SPF. Не создавайте вторую SPF-запись, если она уже используется для корпоративной почты.
Добавьте DKIM. Используйте имя и значение записи, сформированные для вашего домена.
Дождитесь подтверждения. Проверка станет успешной после применения DNS-записей.
Отправьте тестовое письмо. Проверьте имя отправителя, обратный адрес и результаты аутентификации.

Важно для архитектуры отправки. Для маркетинговых и автоматических писем можно использовать отдельный поддомен, если это предусмотрено настройками компании. При этом каждый отправляющий домен или поддомен должен быть корректно аутентифицирован.

Что проверить перед завершением

Домен зарегистрирован на компанию или находится под её постоянным контролем.
У ответственных сотрудников есть резервный доступ к регистратору и почтовому сервису.
MX-записи соответствуют выбранному почтовому провайдеру.
В DNS опубликована только одна итоговая SPF-запись для каждого имени домена.
В SPF учтены все легитимные источники отправки.
DKIM подписывает тестовые письма нужным доменом.
DMARC настроен после проверки SPF и DKIM.
Отчёты DMARC приходят на контролируемый компанией адрес.
Ответы получателей поступают в действующий корпоративный ящик.
Рассылка проверена на тестовой группе до масштабирования.

Что корпоративная почта даёт бизнесу

Почта на собственном домене создаёт единый стандарт деловой коммуникации и позволяет компании централизованно управлять адресами сотрудников. При увольнении или смене обязанностей доступ можно передать без потери истории и рабочих контактов.

Настроенные SPF, DKIM и DMARC помогают защищать домен от подделки и формируют техническую основу для доставки деловых, сервисных и массовых сообщений. Изменения DNS и состава отправляющих систем необходимо документировать и проверять до увеличения объёма рассылок.

Технические ориентиры: требования Gmail к отправителям и описание DMARC в RFC 7489. Перед изменением DNS сверяйте значения записей с интерфейсом CogaSystem и документацией своего почтового или DNS-провайдера.