Безопасность аккаунта CogaSystem: 2FA, пароли и история активности
Аккаунт в сервисе email-рассылок может содержать клиентскую базу, шаблоны писем, статистику кампаний и данные отправителей. Поэтому важно защищать его не только от взлома, но и от передачи пароля посторонним, доступа с оставленного без присмотра компьютера или использования учётной записи бывшим сотрудником.
Содержание статьи
Как быстро повысить безопасность аккаунта
Чтобы защитить учётную запись CogaSystem, выполните несколько основных действий:
- Откройте настройки аккаунта.
- Перейдите во вкладку «Безопасность».
- Включите двухфакторную аутентификацию.
- Настройте срок автоматического выхода из системы.
- При необходимости смените пароль.
- Проверьте вкладку «Управление доступом».
- Регулярно просматривайте историю активности аккаунта.
Эти действия занимают несколько минут, но значительно снижают риск несанкционированного доступа к рассылкам, настройкам и базе подписчиков.
Настройки безопасности в личном кабинете CogaSystem
Двухфакторная аутентификация в CogaSystem
Двухфакторная аутентификация, или 2FA, добавляет второй этап проверки при входе в аккаунт. Одного логина и пароля для авторизации становится недостаточно.
Как работает вход с 2FA
- Пользователь вводит логин и пароль.
- CogaSystem отправляет временный код на привязанный email.
- Пользователь вводит полученный код и подтверждает вход.
Даже если пароль станет известен постороннему человеку, войти в аккаунт без доступа к привязанной электронной почте будет значительно сложнее.
Чтобы активировать защиту, откройте вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Включить 2FA».
Автоматический выход из системы
Если пользователь долго не совершает никаких действий, CogaSystem может автоматически завершить его сеанс. Для продолжения работы потребуется повторно войти в аккаунт.
Автоматический выход особенно полезен, если сотрудники:
- работают на офисных или общих компьютерах;
- используют личный кабинет с разных устройств;
- могут оставлять рабочее место без присмотра;
- подключаются к аккаунту удалённо;
- работают с клиентской базой и настройками рассылок.
Во вкладке «Безопасность» можно выбрать период бездействия, после которого будет выполнен автоматический выход. Чем больше людей имеют доступ к аккаунту, тем внимательнее следует выбирать этот срок.
Как сменить пароль от аккаунта
Если пароль мог стать известен постороннему человеку, его необходимо заменить как можно быстрее.
В разделе безопасности нажмите «Изменить пароль». CogaSystem отправит на привязанный email ссылку, по которой можно установить новый пароль для входа.
Каким должен быть надёжный пароль
| Рекомендация | Почему это важно |
|---|---|
| Используйте уникальный пароль | Пароль от CogaSystem не должен применяться в других сервисах. |
| Используйте длинную комбинацию | Длинные пароли сложнее подобрать автоматическими методами. |
| Добавляйте буквы, цифры и специальные символы | Разнообразие символов повышает сложность комбинации. |
| Не используйте личные данные | Имя, телефон, дата рождения и название компании легко определить. |
| Храните пароль в менеджере паролей | Это безопаснее, чем хранение пароля в переписке или текстовом файле. |
Управление доступом сотрудников
Отдельная вкладка «Управление доступом» помогает контролировать, кто может работать с аккаунтом компании.
Проверяйте доступы в следующих случаях:
- после увольнения или перевода сотрудника;
- после завершения работы с подрядчиком;
- при изменении обязанностей внутри команды;
- если обнаружена подозрительная активность;
- если раньше один пароль использовали несколько человек.
У пользователя должен быть только тот доступ, который необходим ему для выполнения рабочих задач. Неактуальные доступы следует своевременно отключать.
Для чего нужна история активности
История активности помогает понять, какие действия выполнялись в аккаунте. Она полезна не только при подозрении на взлом, но и для контроля работы команды.
В истории можно отслеживать важные события, включая:
- отправку email-рассылок;
- загрузку email-адресов;
- изменение регистрационных данных;
- другие действия, зафиксированные в аккаунте.
Просмотр истории помогает быстрее заметить рассылку, которую никто из ответственных сотрудников не запускал, неожиданную загрузку базы или изменение настроек.
Открыть события аккаунта можно через значок колокольчика в верхней панели личного кабинета.
На что обращать внимание в истории действий
- действия, которые никто из сотрудников не подтверждает;
- операции в необычное время;
- неожиданные изменения настроек;
- загрузку или изменение базы подписчиков;
- незапланированные отправки писем;
- активность после увольнения сотрудника;
- действия после завершения работы подрядчика.
Историю рекомендуется проверять регулярно, а не только после возникновения проблемы. Для небольшой команды можно проводить плановую проверку один раз в месяц и дополнительно после любых изменений в составе пользователей аккаунта.
Что делать при подозрительной активности
Если вы обнаружили незнакомое действие или подозреваете, что к аккаунту получил доступ посторонний человек, действуйте последовательно.
- Смените пароль. Установите новую уникальную комбинацию, которая не используется в других сервисах.
- Включите 2FA. Если двухфакторная аутентификация ещё не используется, активируйте её.
- Проверьте почтовый ящик. Убедитесь, что к привязанной электронной почте нет постороннего доступа.
- Просмотрите историю активности. Найдите незнакомые отправки, загрузки базы или изменения данных.
- Проверьте управление доступом. Отключите ненужные или неизвестные учётные записи.
- Проверьте настройки рассылок. Убедитесь, что данные отправителей и параметры кампаний не были изменены.
- Обратитесь в поддержку. Сообщите специалистам CogaSystem о подозрительных действиях.
Чек-лист безопасности CogaSystem
Проверьте настройки своего аккаунта:
| Что проверить | Рекомендуемое действие |
|---|---|
| Двухфакторная аутентификация | Включить 2FA во вкладке «Безопасность». |
| Автоматический выход | Выбрать подходящий срок завершения неактивного сеанса. |
| Пароль | Использовать уникальную сложную комбинацию. |
| Привязанный email | Проверить пароль и защиту почтового ящика. |
| Доступы сотрудников | Отключить бывших сотрудников и ненужные учётные записи. |
| История активности | Проверять действия не реже одного раза в месяц. |
| Общие устройства | Всегда выполнять ручной выход после завершения работы. |
Частые вопросы
Где находятся настройки безопасности CogaSystem?
Откройте настройки аккаунта и перейдите во вкладку «Безопасность». Здесь находятся настройки двухфакторной аутентификации, автоматического выхода и смены пароля.
Как работает двухфакторная аутентификация?
После ввода логина и пароля CogaSystem отправляет временный код на привязанный email. Для завершения входа этот код необходимо ввести в сервисе.
Защитит ли 2FA, если кто-то узнает пароль?
Двухфакторная аутентификация значительно усложнит вход, поскольку дополнительно потребуется доступ к электронной почте владельца аккаунта. Поэтому важно отдельно защищать привязанный почтовый ящик.
Где посмотреть историю активности?
История событий доступна через значок колокольчика в верхней панели личного кабинета.
Как часто нужно проверять историю действий?
Рекомендуется проверять историю не реже одного раза в месяц, а также после увольнения сотрудников, смены подрядчиков, изменения доступов или появления подозрительной активности.
Регулярно проверяйте настройки безопасности и список пользователей, имеющих доступ к аккаунту CogaSystem.